مزیت‌های فارسی‌ساز شیرپوینت چیست؟
در ادامه این مطلب به 10 مورد از مزیت‌های این امکان مایکروسافت شیرپوینت می‌پردازیم و به همراه مثال‌های کاربردی آن‌ها را برای شما شفاف می‌سازیم.
۱. ساده‌تر شدن کار روزانه کاربران
یکی از مستقیم‌ترین مزایای فارسی ساز شیرپوینت این است که کاربران برای پیدا کردن گزینه‌ها و انجام فعالیت‌های معمول با اصطلاحات ناآشنا کمتری مواجه می‌شوند. زمانی که عنوان صفحات، دکمه‌ها، پیام‌های راهنما و مسیرهای اصلی به زبان فارسی نمایش داده شوند، کاربر سریع‌تر متوجه می‌شود برای ثبت درخواست، پیدا کردن یک سند، مشاهده وضعیت کار یا انجام مرحله بعد باید به کدام بخش مراجعه کند. این موضوع از مکث‌های کوتاه اما تکرارشونده‌ای کم می‌کند که در طول روز می‌توانند زمان قابل‌توجهی از کاربر بگیرند و باعث شوند استفاده از سامانه دشوارتر از چیزی که واقعاً هست به نظر برسد.
فرض کنید کارکنان یک شرکت برای ثبت مرخصی، مشاهده فرم‌های داخلی، دریافت بخشنامه‌ها و پیگیری درخواست‌های اداری از یک پرتال مبتنی بر شیرپوینت استفاده می‌کنند. اگر گزینه‌های اصلی به انگلیسی نمایش داده شوند، بخشی از کاربران ممکن است برای پیدا کردن فرم مناسب چند صفحه را باز کنند یا از همکاران خود بپرسند کدام گزینه مربوط به درخواست موردنظر است. این وضعیت در هر نوبت زمان زیادی نمی‌گیرد، اما وقتی تعداد کاربران و دفعات مراجعه بالا باشد، اتلاف زمان در سطح سازمان قابل‌توجه خواهد شد.
در نسخه فارسی می‌توان مسیرهایی مانند «درخواست‌های اداری»، «ثبت درخواست جدید»، «درخواست‌های من» و «اسناد منابع انسانی» را با همان اصطلاحاتی نمایش داد که کارکنان در مکالمات داخلی استفاده می‌کنند. در نتیجه کاربر با دیدن صفحه سریع‌تر مسیر درست را تشخیص می‌دهد و بدون آزمون‌وخطا به بخش موردنظر می‌رسد. چنین تغییری ساده به نظر می‌رسد، اما می‌تواند میزان سردرگمی در کارهای روزانه را کاهش دهد و به مرور استفاده از سامانه را به یک رفتار طبیعی‌تر و کم‌اصطکاک‌تر برای کارکنان تبدیل کند.
۲. کاهش خطاهای کاربران هنگام انجام فرآیندها
بخشی از خطاهای کاربران در سامانه‌های سازمانی از پیچیدگی فنی ناشی نمی‌شود، بلکه نتیجه برداشت نادرست از یک عنوان، گزینه یا پیام است. فارسی ساز شیرپوینت می‌تواند این ابهام را کمتر کند و به کاربر کمک کند پیش از انتخاب هر گزینه، درک روشن‌تری از نتیجه آن داشته باشد. وقتی عبارت‌های مرتبط با تأیید، بازگشت برای اصلاح، رد درخواست، ثبت نهایی یا ذخیره موقت با واژه‌های شفاف فارسی نمایش داده شوند، احتمال اینکه کاربر اقدامی متفاوت با قصد واقعی خود انجام دهد کاهش پیدا می‌کند و فرآیندها با خطای انسانی کمتری جلو می‌روند.
برای مثال، در یک فرآیند تأیید قرارداد ممکن است کاربر با سه گزینه «تأیید نهایی»، «بازگشت برای اصلاح» و «رد قرارداد» روبه‌رو باشد. اگر گزینه‌ها یا پیام‌های تکمیلی به زبانی نمایش داده شوند که برای همه کاربران کاملاً روشن نیست، انتخاب اشتباه می‌تواند قرارداد را وارد مرحله نادرستی کند و واحد حقوقی یا مالی مجبور شود مسیر را اصلاح کند. چنین خطایی ممکن است تنها چند دقیقه نباشد و در بعضی موارد باعث تأخیر چندروزه در ادامه یک کار شود.
۳. افزایش پذیرش نرم‌افزار در میان کارکنان
یکی از چالش‌های رایج در پیاده‌سازی شیرپوینت سازمانی این است که کارکنان روش‌های قدیمی خود را کنار بگذارند و از سامانه جدید به‌صورت مستمر استفاده کنند. اگر محیط نرم‌افزار در نگاه اول پیچیده، ناآشنا یا دشوار به نظر برسد، بخشی از کاربران ممکن است دوباره به ایمیل، پوشه‌های شخصی، فایل‌های پراکنده یا پیام‌رسان‌ها برگردند. فارسی ساز شیرپوینت می‌تواند فاصله اولیه میان کاربر و سامانه را کمتر کند و محیطی ایجاد کند که در همان برخورد نخست قابل‌فهم‌تر و نزدیک‌تر به ادبیات روزمره سازمان باشد.
فرض کنید یک سازمان برای اشتراک‌گذاری فایل‌ها و نگهداری نسخه‌های اسناد فضای مرکزی ایجاد کرده است، اما کارکنان همچنان نسخه‌های مختلف فایل را از طریق ایمیل برای یکدیگر می‌فرستند. بخشی از این رفتار ممکن است به این دلیل باشد که فرآیند بارگذاری، اشتراک‌گذاری و مشاهده تاریخچه نسخه‌ها برای کاربران ناآشنا یا پیچیده به نظر می‌رسد. در این شرایط حتی وجود قابلیت مناسب نیز تضمین نمی‌کند که کاربران از آن استفاده کنند.
۴. ساده‌تر شدن آموزش کارکنان
آموزش یک سامانه زمانی دشوارتر می‌شود که مدرس علاوه بر توضیح فرآیند، مجبور باشد معنای اصطلاحات و عنوان‌های انگلیسی را نیز برای کاربران ترجمه کند. فارسی ساز شیرپوینت این لایه اضافی را کاهش می‌دهد و اجازه می‌دهد جلسه آموزشی بیشتر بر خود کار تمرکز داشته باشد؛ یعنی کاربر یاد بگیرد چگونه سندی را ثبت کند، درخواست خود را پیگیری کند یا یک فرم را تکمیل کند. هماهنگ بودن زبان آموزش با زبان محیط سامانه باعث می‌شود کاربر ارتباط مستقیمی میان آنچه می‌شنود و آنچه روی صفحه می‌بیند برقرار کند.
در یک شرکت چندصدنفره ممکن است لازم باشد نحوه ثبت درخواست‌های اداری برای واحدهای مختلف آموزش داده شود. اگر مدرس مجبور باشد در هر مرحله عبارت انگلیسی روی صفحه را بخواند، معنای آن را توضیح دهد و سپس بگوید کاربر چه اقدامی انجام دهد، زمان آموزش افزایش پیدا می‌کند و احتمال فراموشی مراحل نیز بیشتر می‌شود. این مشکل برای کارکنانی که کمتر با محیط‌های انگلیسی کار کرده‌اند جدی‌تر خواهد بود.
در محیط فارسی، مدرس می‌تواند مستقیماً بگوید «وارد درخواست‌های اداری شوید، ثبت درخواست جدید را انتخاب کنید و نوع درخواست را مشخص کنید». کاربر همان عبارت‌ها را روی صفحه می‌بیند و مسیر را بدون ترجمه اضافی دنبال می‌کند. این هماهنگی به کوتاه‌تر شدن جلسات آموزشی، کاهش پرسش‌های تکراری و ساده‌تر شدن ورود نیروهای جدید کمک می‌کند و تیم آموزش یا فناوری اطلاعات می‌تواند تمرکز بیشتری روی قواعد واقعی فرآیند داشته باشد.
۵. بهبود تجربه کاربری برای کاربران فارسی‌زبان
تجربه کاربری فقط به ظاهر صفحه و رنگ دکمه‌ها مربوط نیست؛ میزان درک کاربر از محتوا و مسیر حرکت در سامانه نیز بخش مهمی از آن است. فارسی ساز شیرپوینت می‌تواند محیط را برای کاربر فارسی‌زبان طبیعی‌تر کند، به‌خصوص زمانی که ترجمه مناسب با چیدمان راست‌به‌چپ و اصطلاحات قابل‌فهم همراه باشد. در چنین شرایطی کاربر هنگام حرکت میان صفحات کمتر احساس می‌کند با یک محیط خارجی و ناآشنا کار می‌کند و می‌تواند انرژی ذهنی خود را به انجام وظیفه اصلی اختصاص دهد.
برای نمونه، یک پرتال داخلی را در نظر بگیرید که کارکنان برای مشاهده اطلاعیه‌ها، دریافت فرم‌ها، دسترسی به اسناد و پیگیری درخواست‌ها روزانه چند بار به آن مراجعه می‌کنند. اگر هر صفحه ترکیبی از اصطلاحات انگلیسی، متن فارسی و جهت‌های متفاوت داشته باشد، پیدا کردن اطلاعات ساده نیز ممکن است آزاردهنده شود. کاربر در هر مراجعه باید زمان کوتاهی را صرف تطبیق خود با ساختار صفحه کند و این مسئله در استفاده مکرر محسوس خواهد شد.
اگر عناوین، گزینه‌ها و جهت اصلی صفحات با الگوی فارسی هماهنگ باشند، کاربر سریع‌تر جای عناصر را تشخیص می‌دهد و حرکت میان بخش‌ها روان‌تر می‌شود. برای مثال، منوی اصلی، عنوان فرم و دکمه اقدام می‌توانند با نظم یکسانی نمایش داده شوند تا کاربر بدون جست‌وجوی اضافی بداند مرحله بعد چیست. چنین تجربه‌ای می‌تواند رضایت کاربران از پرتال داخلی را افزایش دهد و استفاده مداوم از آن را کم‌دردسرتر کند.
۶. کاهش نیاز به پشتیبانی برای سؤالات ساده
بخشی از درخواست‌هایی که واحد فناوری اطلاعات یا پشتیبانی داخلی دریافت می‌کند به مشکل فنی واقعی مربوط نیست. کاربران گاهی فقط نمی‌دانند یک گزینه در کجا قرار دارد، معنای یک پیام چیست یا برای انجام مرحله بعد باید چه اقدامی انجام دهند. فارسی ساز شیرپوینت می‌تواند بخشی از این ابهام‌ها را کاهش دهد و به کاربران اجازه دهد پاسخ سؤالات ساده را از خود محیط سامانه دریافت کنند. هرچه زبان رابط واضح‌تر باشد، نیاز به تماس برای مسائل پایه کمتر خواهد شد.
برای مثال ممکن است کارکنان مرتب با پشتیبانی تماس بگیرند و بپرسند چگونه نسخه قبلی یک سند را ببینند یا فایل حذف‌شده را از بخش مربوط بازیابی کنند. وقتی عنوان این قابلیت‌ها به زبان ناآشنا نمایش داده شود، حتی کاربری که چند بار از سیستم استفاده کرده است ممکن است محل آن را به خاطر نسپارد. در نتیجه یک سؤال ساده بارها توسط افراد مختلف تکرار می‌شود و زمان تیم پشتیبانی را اشغال می‌کند.
۷. افزایش سرعت انجام فرآیندهای سازمانی
در فرآیندهای پرتکرار، حتی چند ثانیه مکث برای فهمیدن یک عنوان یا انتخاب گزینه درست می‌تواند در مجموع زمان زیادی ایجاد کند. فارسی ساز شیرپوینت با کاهش نیاز به ترجمه ذهنی و آزمون‌وخطا، مسیر انجام کار را برای کاربران فارسی‌زبان روان‌تر می‌کند. این اثر زمانی بیشتر دیده می‌شود که ده‌ها یا صدها کاربر هر روز فرم ثبت کنند، اسناد را تأیید کنند یا وضعیت درخواست‌ها را بررسی کنند و هر مرحله بارها در طول ماه تکرار شود.
فرض کنید یک مجموعه خدماتی در طول ماه صدها درخواست خرید، مأموریت یا مرخصی را از طریق شیرپوینت ثبت و بررسی می‌کند. اگر کاربران در هر بار ثبت یا تأیید فقط مدت کوتاهی برای پیدا کردن گزینه درست صرف کنند، مجموع این زمان در سطح سازمان قابل‌توجه خواهد شد. علاوه بر آن، اگر بخشی از درخواست‌ها به دلیل انتخاب نادرست برگردند، زمان بیشتری برای اصلاح و ارسال دوباره صرف می‌شود.
۸. استفاده راحت‌تر برای کارکنان با سطح متفاوت دانش زبان انگلیسی
در بیشتر سازمان‌ها میزان آشنایی کارکنان با زبان انگلیسی یکسان نیست و نمی‌توان فرض کرد همه کاربران با واژه‌های فنی و اصطلاحات نرم‌افزاری راحت هستند. اگر انجام یک کار اداری ساده به درک چند عنوان انگلیسی وابسته باشد، بخشی از کارکنان با مانع بیشتری روبه‌رو خواهند شد. فارسی ساز شیرپوینت می‌تواند این وابستگی را کاهش دهد و استفاده از سامانه را برای گروه گسترده‌تری از کارکنان ممکن کند، بدون آنکه توانایی انجام فعالیت‌های روزمره به مهارت زبانی فرد گره بخورد.
یک شرکت تولیدی را تصور کنید که کارکنان دفتر مرکزی، انبار و بخش تولید همگی برای مشاهده دستورالعمل‌ها و ثبت برخی درخواست‌ها از یک سامانه داخلی استفاده می‌کنند. کارکنان اداری ممکن است با بسیاری از اصطلاحات انگلیسی آشنا باشند، اما همین شرایط لزوماً برای همه کارکنان عملیاتی وجود ندارد. در یک محیط انگلیسی، بخشی از کاربران برای انجام کار وابسته به راهنمایی همکاران می‌شوند و احتمال استفاده کمتر از سامانه افزایش پیدا می‌کند.
نمایش فارسی فرم‌ها، منوها و پیام‌های اصلی باعث می‌شود همه این گروه‌ها با زبان مشترکی در سامانه روبه‌رو شوند. کاربر بخش تولید می‌تواند بدون نیاز به دانستن معادل انگلیسی، گزینه «ثبت خرابی»، «درخواست تجهیزات» یا «مشاهده دستورالعمل» را پیدا کند و کار خود را انجام دهد. این مسئله دسترسی عادلانه‌تری به قابلیت‌های سامانه ایجاد می‌کند و کمک می‌کند دیجیتالی شدن فرآیندها محدود به گروه خاصی از کارکنان نباشد.
۹. شفاف‌تر شدن فرم‌ها و اطلاعات موردنیاز کاربران
فرم‌های سازمانی معمولاً شامل فیلدها، توضیحات، گزینه‌ها و پیام‌های هشدار مختلف هستند و هر ابهام در این عناصر می‌تواند کیفیت اطلاعات ثبت‌شده را کاهش دهد. فارسی ساز شیرپوینت کمک می‌کند عنوان فیلدها و توضیحات موردنیاز به زبان روشن برای کاربر نمایش داده شوند تا فرد بداند دقیقاً چه اطلاعاتی باید وارد کند. این موضوع احتمال خالی ماندن فیلدهای مهم، انتخاب گزینه نامناسب یا ثبت اطلاعاتی را که واحد مقصد نمی‌تواند استفاده کند کاهش می‌دهد.
برای نمونه، در فرم درخواست خرید ممکن است کاربر لازم باشد نوع خرید، مرکز هزینه، دلیل درخواست، مبلغ تقریبی و سطح فوریت را مشخص کند. اگر عنوان یک فیلد یا تفاوت میان گزینه‌ها واضح نباشد، کاربران اطلاعات متفاوتی وارد می‌کنند و واحد خرید مجبور می‌شود برای تکمیل درخواست با افراد تماس بگیرد. این رفت‌وبرگشت زمان بررسی را افزایش می‌دهد و باعث می‌شود تجربه ثبت درخواست نیز برای کاربر پیچیده به نظر برسد.
در نسخه فارسی می‌توان برای هر فیلد عنوان و راهنمای مشخصی نوشت؛ برای مثال در بخش «دلیل درخواست» توضیح داد که کاربر باید کاربرد یا ضرورت خرید را در چند جمله بیان کند. همچنین پیام خطا می‌تواند دقیقاً مشخص کند کدام اطلاعات ناقص است. چنین ساختاری باعث می‌شود فرم‌ها از همان ابتدا کامل‌تر ثبت شوند، واحد مقصد داده‌های قابل‌استفاده‌تری دریافت کند و تعداد اصلاحات بعد از ارسال کاهش پیدا کند.
۱۰. ایجاد تجربه یکپارچه‌تر در سامانه‌های داخلی سازمان
سازمان‌ها معمولاً تلاش می‌کنند پرتال‌ها، فرم‌ها و ارتباطات داخلی از نظر واژگان و شیوه ارائه برای کارکنان یکپارچه باشند. اگر بخش بزرگی از سامانه‌های داخلی فارسی باشند اما محیط شیرپوینت با عبارت‌ها و مسیرهای انگلیسی نمایش داده شود، کاربر با تجربه‌ای دوگانه روبه‌رو می‌شود. فارسی ساز شیرپوینت می‌تواند این فاصله را کمتر کند و اجازه دهد نام بخش‌ها، فرآیندها و اقدامات با ادبیات رایج در همان سازمان هماهنگ شوند.
فرض کنید در تمام آیین‌نامه‌ها و مکاتبات یک سازمان از عبارت «درخواست خدمات فناوری اطلاعات» استفاده می‌شود، اما کاربر در پرتال با نام انگلیسی متفاوتی برای همان بخش روبه‌رو می‌شود. کاربری که بر اساس راهنمای داخلی وارد سامانه شده است ممکن است برای پیدا کردن گزینه درست دچار تردید شود یا تصور کند باید به بخش دیگری مراجعه کند. این ناهماهنگی کوچک در مقیاس تعداد زیادی کاربر می‌تواند پرسش‌ها و سردرگمی‌های تکراری ایجاد کند.
با فارسی‌سازی می‌توان همان عبارت رسمی سازمان را در منو، فرم و پیام‌های مرتبط استفاده کرد و حتی اصطلاحات واحدهای مختلف را تا حد ممکن استاندارد کرد. در نتیجه کاربر میان چیزی که در آموزش یا دستورالعمل خوانده و آنچه در سامانه می‌بیند تطابق بیشتری احساس می‌کند. چنین هماهنگی‌ای استفاده از سامانه را قابل‌پیش‌بینی‌تر می‌کند و به سازمان کمک می‌کند تجربه‌ای منسجم‌تر در ابزارهای داخلی خود ایجاد کند.
فارسی‌سازی شیرپوینت؛ فراتر از یک امکان ظاهری ساده
استفاده از فارسی ساز شیرپوینت برای کسب‌وکارهایی که کاربران فارسی‌زبان دارند صرفاً یک تغییر ظاهری در رابط کاربری نیست. زمانی که عنوان‌ها، پیام‌ها، فرم‌ها و مسیرهای کاری برای کاربران قابل‌فهم‌تر شوند، بخشی از اصطکاک روزمره استفاده از سامانه کاهش پیدا می‌کند و افراد می‌توانند تمرکز بیشتری روی انجام وظیفه اصلی داشته باشند. نتیجه این رویکرد می‌تواند در قالب خطای کمتر، یادگیری ساده‌تر، سرعت بالاتر در فعالیت‌های پرتکرار و وابستگی کمتر به پشتیبانی برای سؤالات پایه دیده شود.
از سوی دیگر، فارسی‌سازی زمانی بیشترین ارزش را ایجاد می‌کند که با طراحی درست فرآیند، انتخاب واژگان مناسب و آموزش کاربران همراه باشد. ترجمه صرف چند عنوان بدون توجه به تجربه واقعی کاربر نمی‌تواند همه مشکلات را حل کند؛ اما فارسی ساز شیرپوینت اگر متناسب با نیاز سازمان اجرا شود، می‌تواند استفاده از سامانه را برای گروه‌های بیشتری از کارکنان قابل‌دسترس و طبیعی‌تر کند و به افزایش پذیرش ابزار در فعالیت‌های روزمره کمک کند.