معمولا در سازمان ها مدیریت رخدادی به نام جلسه با چالش هایی همراه می باشد. فرض کنید میخواهید جلسه ای را در سازمان تشکیل دهید و افرادی را به جلسه دعوت نمایید اولین دغدغه ای که با أن رو به رو هستید این هست که چگونه میتوان زمان جلسه را مطابق با زمان های خالی هر کدام از شرکت کنندگان تعیین نمود. همین مشکل را در خصوص محل برگزاری جلسه نیز خواهید داشت. که أیا مکان مورد نظر من در یک زمان خاص خالی و قابل استفاده هست یا خیر؟ این موارد تنها بخش کوچکی از مشکلات تشکیل یک جلسه در سازمان ها میباشد که میتوان به راحتی آن را به وسیله سامانه مدیریت جلسات راتوس مدیریت کرد.
به طور خلاصه این سامانه وظیفه مدیریت فرآیند ثبت جلسات از قبل از تشکیل جلسه تا پس از برگزاری آن را بر عهده دارد. این فرایند شامل دعوت افراد به جلسه، مدیریت تداخل مکان های جلسات، مدیریت تداخل زمان شرکت کنندگان جلسه تا مدیریت ثبت مصوبات جلسه و پیگیری آن ها و دیگر موارد که در ادامه به طور مفصل در مورد آن توضیح داده شده است، می باشد.
برخی از امکانات سامانه مدیریت جلسات:
- یکپارچه سازی شده با سیستم مدیریت کاربران مایکروسافت Active Directory و عدم نیاز به ساختن اکانت برای کاربران
- امکان یکپارچه سازی با سیستم Microsoft Skype for Business
- امکان تعیین سطوح مختلف دسترسی
قبل از تشکیل جلسه:
- ثبت انواع مختلف جلسات مانند جلسه داخلی، جلسه خارجی، ملاقات، دیدار، جلسه فوری و ...
- ثبت اطلاعات جلسه مانند عنوان، زمان شروع و پایان، مکان برگزاری، رئیس جلسه، دبیر جلسه، شرکت کنندگان داخلی، شرکت کنندگان خارجی، دستور جلسه، گروه جلسه، یادآوری، شرح جلسه و ....
- تشخیص تداخل محل برگزاری جلسه
- تشخیص تداخل زمانی شرکت کنندگان جلسه
- مشاهده جلسات بصورت جدولی یا بر روی تقویم
- نمایش تقویم جلسات بصورت ماهیانه، هفتگی و روزانه
- فیلتر نمایش جلسات بر اساس انواع جلسه
- مشاهده تقویم مکان های جلسات جهت پیدا کردن زمان های قابل رزرو یک مکان خاص
- گرفتن تاییدیه مسئول اتاق جلسه
- اطلاع رسانی ایمیلی و پیامکی به مسئول اتاق جلسه مربوطه در صورت انتخاب مکان جلسه تحت مدیریت او
- اطلاع رسانی ایمیلی و پیامکی به دعوت شدگان به جلسه
- مشخص کردن رئیس جلسه، دبیر جلسه، شرکت کنندگان داخلی جلسه و همچنین شرکت کنندگان خارجی جلسه
- ثبت اطلاعات افراد شرکت کننده خارجی جلسه و دعوت آن ها به جلسه هنگام ثبت جلسه
- انتخاب افراد جلسه به صورت گروهی به جای انتخاب فرد به فرد برای جلسات پرتکرار
- تخصیص جلسه به دسته بندی های از قبل تعریف شده مانند جلسه هیئت مدیره، جلسه فروش یا ... و گزارشگیری بر اساس آن دسته بندی ها
- ثبت زمان ارسال پیامک و ایمیل یادآوری جلسه مثلا ۲ ساعت قبل از زمان شروع
- ویرایش متن ایمیل ها و پیامک های ثبت، لغو، ویرایش جلسه توسط راهبر سیستم
- اطلاع رسانی به مسئول دفتر یک مدیر در صورت دعوت او به جلسه توسط افراد یا واحدهای دیگر
- مشاهده تقویم جلسات مدیران توسط مسئولین دفتر آن ها
- استعلام پیامکی جلسات بدون نیاز به دسترسی داشتن به سامانه مثلا جلسات امروز من، جلسات فردای من یا جلسات یک تاریخ مشخص من
- لغو جلسه و اطلاع رسانی ایمیلی و پیامکی در خصوص آن
- اطلاع رسانی پیامکی و ایمیلی در صورت ویرایش مکان، زمان و یا افراد جلسه
- اطلاع رسانی برگزاری جلسه به واحدهای پشتیبانی مانند تدارکات یا فناوری اطلاعات جهت تجهیز کردن جلسه و آماده سازی پذیرایی و دیگر امکانات لازم
- انجام کلیه اطلاع رسانی ها از طریق کارتابل کاربر
- ثبت عدم حضور افراد در سازمان جهت جلوگیری از ثبت جلسه برای آنان
حین جلسه :
- ثبت حاضرین و غایبین جلسه
- مشاهده دستور جلسه
- ثبت شرح جلسه
- ثبت مصوبات جلسه و تعیین انجام دهنده، زمان انجام و پیگیری کننده هر مصوبه
بعد از تشکیل جلسه:
- سرچ و فیلتر پیشرفته روی جلسات
- جستجوی افراد
- پیگیری وضعیت مصوبات جلسه از طریق سامانه مدیریت وظایف
- جستجو در یک بازه زمانی مشخص
برخی از گزارشات:
-
امکان گزارش گیری از جلسات:
- تعداد جلسات به تفکیک نوع جلسه
- تعداد جلسات به تفکیک هر واحد، اداره یا ...
- تعداد کل جلسات من و به تفکیک نوع آن
- تعداد جلسات به تفکیک محل برگزاری
- تعداد جلسات به تفکیک گروه جلسات
- جلسات برگزارشده در یک بازه خاص
- جلسات برگزارشده با حضور یک شخص خاص
- جلسات برگزارشده حول یک موضوع خاص
