پیاده‌سازی شیرپوینت (SharePoint)
سامانه‌ای آماده‌ی کار، متناسب با سازمان شما
نصب شیرپوینت، آسان‌ترین بخش ماجراست. چالش اصلی ساختن سامانه‌ای است که اسناد را منظم نگه دارد، دسترسی‌ها را دقیق مدیریت کند و همکاران بدون اجبار سراغش بروند. رسیدن به چنین سامانه‌ای به طراحی دقیق، تجربه و برنامه‌ریزی نیاز دارد.
ما پیاده‌سازی شیرپوینت را از تحلیل نیاز شروع می‌کنیم و تا تحویل و آموزش ادامه می‌دهیم. نتیجه یک نصب خام نیست؛ سامانه‌ای است که از روز اول آماده‌ی کار است.
چرا بسیاری از پروژه‌های شیرپوینت نیمه‌کاره می‌مانند؟
شیرپوینت ابزار قدرتمندی است، اما بدون طراحی درست، همان مشکلاتی را دارد که قرار بود حل کند:
ساختار بی‌برنامه
سایت‌ها بدون منطق ساخته می‌شوند و بعد از مدتی کسی نمی‌داند کدام فایل کجاست.
دسترسی‌های شلوغ
دسترسی به تک‌تک افراد داده می‌شود و کنترل اطلاعات از دست می‌رود.
آموزش و قانون مشخص نیست
کاربران به ایمیل، فلش و پوشه‌ی اشتراکی برمی‌گردند.
پروژه با نصب تمام می‌شود
سامانه‌ای تحویل داده می‌شود که هیچ‌کس نمی‌داند چطور باید از آن استفاده کند.
راه‌حل، پیاده‌سازی مرحله‌ای و مبتنی بر نیاز واقعی سازمان است.
امکانات و مزایای پیاده‌سازی شیرپوینت
تحلیل نیاز و طراحی ساختار
پیش از هر نصب و تنظیمی، فرایندها و اسناد سازمان را بررسی و ساختار سایت‌ها را طراحی می‌کنیم. نتیجه: شیرپوینتی که با روش کار شما جور است، نه برعکس.
مدیریت اسناد و کتابخانه‌ها
کتابخانه‌های مرتب با دسته‌بندی، نسخه‌بندی و جستجوی سریع. نتیجه: هر سند را در چند ثانیه پیدا می‌کنید و همیشه آخرین نسخه را می‌بینید.
مدیریت دسترسی گروه‌محور
دسترسی‌ها بر اساس گروه‌ها و نقش‌ها تعریف می‌شود. نتیجه: امنیت بیشتر و مدیریت ساده‌تر حتی وقتی افراد جابه‌جا می‌شوند.
گردش‌کار و اتوماسیون فرایندها
درخواست‌ها، تأییدها و ارجاع‌ها از ایمیل و کاغذ به یک جریان مشخص و قابل‌پیگیری تبدیل می‌شوند. نتیجه: سرعت بیشتر و پیگیری بدون تماس و یادآوری.
پورتال و اینترانت سازمانی
صفحه‌ی اصلی اختصاصی با اخبار، لینک‌های مهم و دسترسی سریع به سامانه‌ها. نتیجه: همکاران یک نقطه‌ی شروع مشخص برای کارشان دارند.
فارسی‌سازی و تقویم شمسی
محیط فارسی، راست‌چین و با تاریخ شمسی. نتیجه: پذیرش سریع‌تر و آموزش کوتاه‌تر.
پشتیبان‌گیری و پایداری
برنامه‌ی پشتیبان‌گیری و بازیابی از همان ابتدا در طراحی لحاظ می‌شود. نتیجه: خیال راحت‌تر نسبت به اطلاعات.
آموزش و تحویل مستندات
آموزش نقش‌محور برای مدیران و کاربران، همراه با مستندات ساده. نتیجه: پروژه با استفاده‌ی واقعی تمام می‌شود، نه فقط تحویل.
شیرپوینت را برای چه کارهایی پیاده‌سازی می‌کنند؟
- مدیریت اسناد و مدارک سازمان
- اتوماسیون فرایندهای اداری، تأیید و مکاتبات
- پورتال و اینترانت سازمانی
- فضای کار تیمی و مدیریت پروژه‌ها
- مدیریت قراردادها، سیاست‌ها و دانش سازمانی
نسخه‌ی مناسب برای پیاده‌سازی شیرپوینت
پشتیبانی شیرپوینت 2016 و 2019 از ژوئیه 2026 تمام شده است. برای پروژه‌ی جدید، نسخه‌ی Subscription Edition (SE) که هنوز به‌روزرسانی امنیتی می‌گیرد، انتخاب منطقی‌تر است. انتخاب نهایی بر اساس زیرساخت، بودجه و نیاز شما در جلسه‌ی تحلیل مشخص می‌شود.
اگر شیرپوینت قدیمی دارید و می‌خواهید به‌جای شروع از صفر، آن را به نسخه‌ی جدید ببرید، صفحه‌ی مهاجرت شیرپوینت را ببینید.
چه زمانی وقت پیاده‌سازی شیرپوینت رسیده است؟
اگر چند مورد از این‌ها برایتان آشناست، شیرپوینت می‌تواند تغییر بزرگی ایجاد کند:
- اسناد مهم روی ایمیل، فلش و پوشه‌های اشتراکی پخش است
- چند نسخه از یک فایل دارید و معلوم نیست کدام آخرین نسخه است
- تأیید و ارجاع‌ها هنوز دستی یا کاغذی انجام می‌شود
- دسترسی‌ها بی‌نظم است و نمی‌دانید چه کسی به چه چیزی دسترسی دارد
- شیرپوینت نصب شده، اما کسی واقعاً از آن استفاده نمی‌کند
- سازمان در حال رشد است و ساختار فعلی جواب نمی‌دهد
امکان سفارشی‌سازی
هر سازمان فرایند و فرهنگ خودش را دارد. پیاده‌سازی را متناسب با شما تنظیم می‌کنیم:
- ساختار سایت‌ها و کتابخانه‌ها بر اساس چارت و فرایندهای شما
- گردش‌کارهای اختصاصی برای فرایندهای مشخص سازمان
- ظاهر و هویت بصری پورتال متناسب با برند شما
- شروع از یک واحد و گسترش مرحله‌ای به بقیه
- اتصال به سیستم‌های موجود
چرا راتوس؟
تمرکز روی شیرپوینت
تمرکز ما روی شیرپوینت است؛ پیاده‌سازی را از تحلیل نیاز تا آموزش و تحویل دنبال می‌کنیم.
شروع از نیاز، نه از ابزار
اول کار شما را می‌شناسیم، بعد شیرپوینت را متناسب با آن تنظیم می‌کنیم.
آشنا با شرایط سازمان‌های ایرانی
فارسی‌سازی، تقویم شمسی و نیازهای محلی را از ابتدا در نظر می‌گیریم.
همراه شما بعد از تحویل
آموزش و پشتیبانی بخشی از پروژه است.
شیرپوینت را درست شروع کنید
نیازهای سازمانتان را برای ما بنویسید یا یک جلسه‌ی کوتاه هماهنگ کنید؛ مسیر پیاده‌سازی، نسخه‌ی مناسب و برآورد اولیه را برایتان روشن می‌کنیم.
سوالات متداول
پیاده‌سازی شیرپوینت چیست و فرقش با نصب چیست؟
نصب یعنی شیرپوینت روی سرور اجرا شود. پیاده‌سازی یعنی آن را متناسب با سازمان شما آماده کنیم: ساختار سایت‌ها، کتابخانه‌های اسناد، دسترسی‌ها، گردش‌کارها، آموزش و پشتیبانی. نصب یک مرحله از پیاده‌سازی است، نه همه‌ی آن.
پیاده‌سازی شیرپوینت چقدر طول می‌کشد؟
به دامنه‌ی پروژه بستگی دارد: یک سیستم ساده‌ی مدیریت اسناد با یک پورتال کامل و چند گردش‌کار زمان یکسانی ندارد. بعد از تحلیل نیاز، برنامه‌ی زمانی مشخص و مرحله‌به‌مرحله ارائه می‌کنیم.
هزینه‌ی پیاده‌سازی شیرپوینت چطور محاسبه می‌شود؟
عوامل اصلی: نسخه و زیرساخت، تعداد کاربران، تعداد سایت‌ها و کتابخانه‌ها، تعداد و پیچیدگی گردش‌کارها، نیاز به فارسی‌سازی و سفارشی‌سازی، و مقدار آموزش. بعد از جلسه‌ی تحلیل نیاز، پیشنهاد قیمت دقیق می‌گیرید.
برای پروژه‌ی جدید کدام نسخه‌ی شیرپوینت را انتخاب کنم؟
پشتیبانی نسخه‌های 2016 و 2019 از 14 ژوئیه 2026 تمام شده و Subscription Edition (SE) نسخه‌ی سروری است که هنوز به‌روزرسانی امنیتی می‌گیرد. پس برای پروژه‌ی جدید، SE انتخاب منطقی است.
برای پیاده‌سازی چه زیرساخت و پیش‌نیازهایی لازم است؟
معمولاً سرور (فیزیکی یا مجازی)، SQL Server، ویندوز سرور سازگار با نسخه‌ی انتخابی، و اغلب اتصال به Active Directory سازمان. نیازمندی‌های دقیق را در مرحله‌ی تحلیل اعلام می‌کنیم تا از قبل آماده شوند.
گردش‌کار و اتوماسیون فرایندها هم پیاده می‌شود؟
بله، فرایندهایی مثل درخواست، تأیید، ارجاع و مکاتبات را می‌توان به گردش‌کار تبدیل کرد. ابزار مناسب به نسخه و نیاز شما بستگی دارد.
شیرپوینت با سیستم‌های فعلی ما (Active Directory، ایمیل، اتوماسیون اداری، حسابداری) یکپارچه می‌شود؟
اتصال به Active Directory معمولاً بخش استاندارد پروژه است. یکپارچگی با سایر سیستم‌ها بسته به نوع آن‌ها بررسی می‌شود و در مرحله‌ی تحلیل مشخص می‌کنیم چه چیزی عملی و ارزشمند است.
آیا شیرپوینت فارسی و با تقویم شمسی پیاده می‌شود؟
بله، می‌توانیم پیاده‌سازی را همراه با فارسی‌ساز انجام دهیم تا کاربران از روز اول محیط فارسی، راست‌چین و تاریخ شمسی داشته باشند.
امنیت اطلاعات چطور تأمین می‌شود؟
با کنترل دسترسی گروه‌محور، تنظیمات امنیتی اصولی، به‌روزرسانی منظم، و پشتیبان‌گیری. انتخاب نسخه‌ی دارای پشتیبانی هم بخشی از امنیت است.
پشتیبان‌گیری و بازیابی اطلاعات در پروژه لحاظ می‌شود؟
بله، برنامه‌ی پشتیبان‌گیری و بازیابی بخشی از طراحی است تا در صورت بروز مشکل، اطلاعات شما در دسترس بماند.
کاربران به آموزش نیاز دارند؟
بله، و این یکی از مهم‌ترین عوامل موفقیت است. شیرپوینتِ بسیار خوب، بدون آموزش و عادت‌سازی، کم‌استفاده می‌ماند. آموزش کوتاه و نقش‌محور (مدیر، کارشناس، کاربر عادی) در پروژه پیش‌بینی می‌شود.
می‌توانم با یک بخش کوچک شروع کنم و بعد گسترش بدهم؟
بله، و پیشنهاد ما برای بسیاری از سازمان‌ها همین است: شروع با یک واحد یا یک کاربرد (مثلاً مدیریت اسناد)، تست با کاربران واقعی، و بعد گسترش به بقیه‌ی واحدها.
بعد از پیاده‌سازی چه پشتیبانی‌ای دریافت می‌کنم؟
بعد از تحویل، پشتیبانی فنی، رفع اشکال و راهنمایی برای توسعه‌ی بعدی ارائه می‌شود.