آیا فایل مهمی از سازمانتان در شیرپوینت حذف شده است  و نمی‌دانید هنوز امکان بازگرداندن آن وجود دارد یا نه؟

خوشبختانه فایل‌های حذف‌شده در مایکروسافت شیرپوینت معمولاً بلافاصله برای همیشه از بین نمی‌روند و راه‌هایی برای بازیابی این فایل‌ها وجود دارد. در این مطلب، تمام روش‌های برگرداندن فایل حذف‌شده در شیرپوینت را به‌صورت مرحله‌به‌مرحله بررسی می‌کنیم.

روش اول: بازیابی فایل از سطل بازیافت مایکروسافت شیرپوینت

ساده‌ترین روش برای بازیابی فایل حذف‌شده، استفاده از سطل بازیافت همان سایت است. این بخش با سطل بازیافت ویندوز متفاوت است و فقط فایل‌ها، پوشه‌ها، آیتم‌های فهرست و محتوای حذف‌شده از سایت مایکروسافت شیرپوینت را نمایش می‌دهد.

برای بازیابی فایل مراحل زیر را انجام دهید:

1.     وارد سایتی شوید که فایل از آن حذف شده است.

2.     در منوی سمت راست یا چپ صفحه، بسته به زبان محیط، گزینه Recycle Bin  را انتخاب کنید.

3.     اگر این گزینه را مشاهده نمی‌کنید، وارد Settings  و سپس Site contents  شوید.

4.     در صفحه Site contents، سطل بازیافت را باز کنید.

5.     فایل یا پوشه موردنظر را پیدا و انتخاب کنید.

6.     روی گزینه Restore کلیک کنید.

پس از انجام این مراحل،مایکروسافت شیرپوینت فایل را به محل اولیه آن بازمی‌گرداند. اگر پوشه‌ای که فایل داخل آن قرار داشته حذف شده باشد، ممکن است SharePoint پوشه را دوباره ایجاد کرده و فایل را در همان مسیر قرار دهد. اگر در محل قبلی، فایل دیگری با همان نام وجود داشته باشد، ممکن است SharePoint یک عدد به انتهای نام فایل بازیابی‌شده اضافه کند تا فایل موجود بازنویسی نشود.

اگر گزینه Recycle Bin را نمی‌بینیم چه کنیم؟

نمایش ندادن سطل بازیافت معمولاً به یکی از دلایل زیر اتفاق می‌افتد:

• دسترسی لازم به سایت را ندارید.

• سطل بازیافت در نسخه سروری شیرپوینت غیرفعال شده است.

• از سایتی متفاوت با محل اصلی فایل وارد شده‌اید.

• فایل از طریق یک کانال Microsoft Teams حذف شده است.

• فایل قبلاً از سطل بازیافت مرحله اول نیز پاک شده است.

ابتدا مطمئن شوید وارد همان سایتی شده‌اید که فایل در کتابخانه آن قرار داشت.  اگر فایل از طریق کانال Teams حذف شده است، وارد کانال شوید، تب Files  را باز کنید و از گزینه Open in SharePoint استفاده کنید. سپس سطل بازیافت سایت را بررسی کنید. فایل‌های کانال‌های Teams در پشت صحنه داخل کتابخانه اسناد SharePoint ذخیره می‌شوند.

روش دوم: بررسی سطل بازیافت مرحله دوم شیرپوینت

اگر فایل در Recycle Bin معمولی وجود ندارد، احتمال دارد از سطل بازیافت مرحله اول حذف شده و به سطل بازیافت مرحله دوم منتقل شده باشد.

سطل بازیافت مرحله دوم با نام‌های زیر نیز شناخته می‌شود:

• Second-stage Recycle Bin

• Site Collection Recycle Bin

• سطل بازیافت مدیر سایت

دسترسی به این بخش معمولاً فقط برای مدیر Site Collection یا کاربری با سطح دسترسی مدیریتی امکان‌پذیر است.

برای بررسی آن:

1.     وارد Recycle Bin سایت شوید.

2.     در پایین صفحه روی Second-stage recycle bin  کلیک کنید.

3.     فایل یا پوشه موردنظر را انتخاب کنید.

4.     گزینه Restore  را بزنید.

فایل پس از بازیابی به محل اصلی خود بازمی‌گردد. اگر کاربر عادی هستید و این گزینه را مشاهده نمی‌کنید، باید از مدیر شیرپوینت یا تیم فناوری اطلاعات سازمان بخواهید سطل بازیافت مرحله دوم را بررسی کند.

فایل‌های حذف‌شده چند روز در شیرپوینت باقی می‌مانند؟

در SharePoint ، فایل‌ها و آیتم‌های حذف‌شده در مجموع تا ۹۳ روز از زمان حذف اولیه نگهداری می‌شوند. این عدد مجموع زمان نگهداری در هر دو سطل بازیافت است؛ یعنی انتقال فایل از سطل مرحله اول به مرحله دوم، زمان ۹۳روزه جدیدی ایجاد نمی‌کند.

برای مثال، اگر فایلی ۶۰ روز در سطل بازیافت اول باقی بماند و سپس از آنجا حذف شود، فقط حدود ۳۳ روز دیگر در سطل بازیافت مرحله دوم باقی خواهد ماند. پس از پایان این دوره یا حذف فایل از سطل بازیافت مرحله دوم، فایل به‌صورت دائمی پاک می‌شود. به همین دلیل، در صورت حذف یک سند مهم نباید بازیابی آن را به روزهای بعد موکول کنید.

چگونه تعداد زیادی فایل حذف‌شده را یکجا برگردانیم؟

اگر چند فایل محدود حذف شده‌اند، بازیابی آن‌ها از Recycle Bin کافی است. اما اگر تعداد زیادی فایل به‌دلیل خطای کاربر، همگام‌سازی اشتباه یا بدافزار حذف یا خراب شده‌اند، بازیابی تک‌تک آن‌ها زمان‌بر و پرریسک خواهد بود. در کتابخانه‌های مدرن SharePoint ، مدیر سایت می‌تواند از قابلیت Restore this library استفاده کند. این قابلیت تغییرات ایجادشده در فایل‌ها و پوشه‌های کتابخانه طی ۳۰ روز گذشته را به یک زمان مشخص بازمی‌گرداند.

برای استفاده از آن:

1.     وارد Document Library شوید.

2.     گزینه Settings را انتخاب کنید.

3.     روی Restore this library  بزنید.

4.     تاریخ یا زمان مناسب را مشخص کنید.

5.     فعالیت‌هایی را که باید بازگردانده شوند بررسی کنید.

6.     عملیات بازیابی را تأیید کنید.

این روش برای حذف گسترده، خراب شدن تعداد زیادی فایل یا آلودگی به بدافزار مناسب‌تر است؛ اما فقط مدیر سایت می‌تواند آن را اجرا کند و ممکن است تغییرات دیگر کاربران پس از زمان انتخاب‌شده را نیز برگرداند.

چرا فایل بازیابی‌شده در محل قبلی دیده نمی‌شود؟

اگر عملیات Restore انجام شده اما فایل را پیدا نمی‌کنید، موارد زیر را بررسی کنید:

• صفحه کتابخانه را Refresh کنید.

• نام فایل را در جست‌وجوی SharePoint وارد کنید.

• پوشه اصلی فایل را بررسی کنید.

• وجود عدد در انتهای نام فایل را کنترل کنید.

• مطمئن شوید خود کتابخانه حذف نشده است.

• سطح دسترسی فایل یا پوشه را بررسی کنید.

• از مدیر سایت بخواهید گزارش فعالیت‌ها و Audit Log را کنترل کند.

اگر خود Document Library حذف شده باشد، ابتدا باید کتابخانه بازیابی شود. پس از بازیابی کتابخانه، فایل‌های داخل آن نیز ممکن است دوباره در دسترس قرار گیرند.

جمع‌بندی

برای بازیابی فایل‌های حذف‌شده از مایکروسافت شیرپوینت می‌توانید روش‌های گفته شده را به کار بگیرید؛ اما اگر فایل‌های مهم سازمان شما مرتب حذف می‌شوند، سطل بازیافت در دسترس نیست یا درباره تنظیمات نسخه‌بندی و نگهداری اطلاعات مطمئن نیستید، تیم راتوس می‌تواند ساختار دسترسی، Version History، سیاست‌های نگهداری و برنامه بازیابی اطلاعات سازمان شما را بررسی و اصلاح کند تا دیگر با این مشکلات روبه‌رو نشوید. برای ارتباط با ما روی خدمات پشتیبانی شیرپوینت راتوس کلیک کنید.

سؤالات متداول

آیا فایل حذف‌شده در SharePoint فوراً پاک می‌شود؟

خیر. فایل معمولاً ابتدا وارد سطل بازیافت سایت می‌شود و تا زمانی مشخص امکان بازیابی آن وجود دارد.

فایل‌های حذف‌شده در SharePoint چند روز نگهداری می‌شوند؟

فایل‌ها در مجموع تا ۹۳ روز از زمان حذف اولیه در سطل بازیافت مرحله اول و دوم نگهداری می‌شوند.

چه کسی می‌تواند فایل را از سطل بازیافت دوم برگرداند؟

معمولاً مدیر Site Collection یا کاربری با سطح دسترسی مدیریتی می‌تواند به Second-stage Recycle Bin  دسترسی داشته باشد.

آیا Version History فایل حذف‌شده را برمی‌گرداند؟

خیرVersion History  برای فایلی است که هنوز وجود دارد اما می‌خواهید نسخه قبلی آن را بازیابی کنید. برای فایل کاملاً حذف‌شده باید Recycle Bin را بررسی کنید.