چرا بعضی سازمان‌ها با وجود استفاده از شیرپوینت هنوز بهره‌وری بالایی ندارند؟
پاسخ معمولاً در خود ابزار نیست، بلکه در شیوه‌ای است که سازمان پیاده سازی شیرپوینت را انجام میدهد. استفاده بهینه از شیرپوینت به این معنا نیست که سازمان همه قابلیت‌های آن را هم‌زمان فعال کند. هدف این است که چند نیاز اصلی مانند مدیریت اسناد، کنترل دسترسی، پیدا کردن سریع اطلاعات، خودکارسازی کارهای تکراری و آموزش کاربران به شکل منظم و قابل‌فهم حل شوند. وقتی این پنج حوزه به‌درستی طراحی شوند، کاربران راحت‌تر با محیط کار می‌کنند، مدیران دید روشن‌تری نسبت به اطلاعات و فرآیندها دارند و احتمال بازگشت تیم‌ها به پوشه‌های شخصی، فایل‌های پراکنده یا ارسال چندباره اسناد از طریق ایمیل کاهش پیدا می‌کند. در ادامه پنج نکته عملی را بررسی می‌کنیم که می‌توانند چنین تغییری را در استفاده روزمره از شیرپوینت ایجاد کنند.
1. اسناد و اطلاعات را از ابتدا به‌درستی ساختاردهی کنید
یکی از مهم‌ترین دلایل بی‌نظمی در شیرپوینت این است که ساختار قبلی فایل‌ها بدون بازطراحی وارد محیط جدید می‌شود. سازمانی که پیش از این ده‌ها پوشه و زیرپوشه روی فایل‌سرور داشته است، اگر همان ساختار را عیناً در شیرپوینت تکرار کند، بعد از مدتی با همان مشکل قبلی روبه‌رو خواهد شد؛ فقط محل ذخیره‌سازی تغییر کرده است. برای استفاده بهتر، لازم است قبل از انتقال یا ایجاد اسناد مشخص شود چه نوع محتوایی وجود دارد، هر گروه از اسناد متعلق به کدام واحد یا فرآیند است و کاربران برای پیدا کردن آن‌ها به چه اطلاعاتی نیاز دارند. این تصمیم‌ها پایه یک ساختار ساده، قابل‌جست‌وجو و قابل گسترش را شکل می‌دهند.
فرض کنید واحد منابع انسانی قراردادهای کارکنان، فرم‌های استخدام، آیین‌نامه‌ها، ارزیابی عملکرد و مدارک آموزشی را در شیرپوینت نگهداری می‌کند. اگر برای هر سال، هر واحد و هر کارمند چندین پوشه تو در تو ساخته شود، پیدا کردن یک سند مشخص به‌مرور دشوار می‌شود. راه بهتر این است که کتابخانه‌های اصلی براساس نوع کاربرد ایجاد شوند و سپس برای هر سند اطلاعاتی مانند نوع مدرک، نام واحد، سال، وضعیت اعتبار و مسئول مربوط ثبت گردد. در این ساختار، کاربر می‌تواند به‌جای جست‌وجوی دستی میان پوشه‌ها، با چند فیلتر ساده به مجموعه دقیقی از اسناد موردنیاز خود برسد.
2. دسترسی کاربران را هدفمند و قابل‌کنترل مدیریت کنید
مدیریت دسترسی در شیرپوینت باید هم امنیت اطلاعات را حفظ کند و هم مانع انجام کارهای روزمره نشود. یکی از خطاهای رایج این است که دسترسی‌ها برای افراد مختلف به‌صورت جداگانه و بدون الگوی مشخص تعریف می‌شوند. با افزایش تعداد کاربران، پیگیری اینکه هر شخص به کدام سایت، کتابخانه یا فایل دسترسی دارد دشوار می‌شود و احتمال باقی ماندن مجوزهای غیرضروری افزایش پیدا می‌کند. بهتر است دسترسی‌ها براساس نقش، تیم یا مسئولیت سازمانی طراحی شوند تا اضافه کردن، جابه‌جایی یا حذف یک کاربر با کمترین تغییر ممکن انجام شود و ساختار مجوزها برای مدیران قابل‌فهم باقی بماند.
تصور کنید یک سازمان در شیرپوینت فضایی برای نگهداری بودجه، صورت‌حساب‌ها، گزارش‌های مالی و مستندات پرداخت دارد. به‌جای اینکه برای هر فایل جداگانه تعیین شود چه کسی می‌تواند آن را باز کند، می‌توان گروه‌های مشخصی مانند «تیم مالی»، «مدیران واحدها» و «مدیریت ارشد» ایجاد کرد. تیم مالی می‌تواند اجازه ثبت و ویرایش اسناد را داشته باشد، مدیران واحدها فقط گزارش‌های مربوط به بخش خود را مشاهده کنند و مدیریت ارشد به گزارش‌های نهایی دسترسی داشته باشد. این الگو باعث می‌شود دسترسی‌ها براساس مسئولیت افراد مدیریت شوند و تغییرات نیروی انسانی ساده‌تر باشند.
3. جست‌وجوی شیرپوینت را به بخشی از روش کار کاربران تبدیل کنید
هرچه حجم اطلاعات سازمان بیشتر شود، اتکا به حافظه کاربران برای به خاطر سپردن محل فایل‌ها کارایی کمتری خواهد داشت. یکی از قابلیت‌های مهم شیرپوینت امکان جست‌وجو در اسناد و اطلاعات است، اما کیفیت نتیجه جست‌وجو به نحوه ثبت و سازمان‌دهی محتوا وابسته است. اگر نام فایل‌ها نامفهوم باشد، اطلاعات توصیفی تکمیل نشوند یا اسناد مشابه با الگوهای مختلف ذخیره شوند، حتی یک موتور جست‌وجوی خوب نیز نمی‌تواند همیشه نتیجه مطلوبی ارائه دهد. بنابراین استفاده از جست‌وجو باید از مرحله طراحی ساختار اطلاعات شروع شود، نه زمانی که تعداد فایل‌ها آن‌قدر زیاد شده است که پیدا کردن آن‌ها دشوار شده باشد.
فرض کنید مدیر تدارکات به دنبال قرارداد یک تأمین‌کننده مشخص در سال گذشته است، اما نمی‌داند فایل در کدام پوشه یا توسط کدام کارشناس ثبت شده است. اگر در زمان ذخیره قرارداد، مشخصاتی مانند نام تأمین‌کننده، نوع قرارداد، سال، واحد مسئول و وضعیت قرارداد ثبت شده باشد، مدیر می‌تواند با جست‌وجوی نام شرکت و محدود کردن نتیجه به نوع سند «قرارداد» به فایل موردنظر برسد. حتی اگر نام فایل دقیقاً همان عبارتی نباشد که مدیر جست‌وجو کرده است، اطلاعات همراه سند به پیدا شدن نتیجه صحیح کمک می‌کنند و وابستگی به محل فیزیکی ذخیره‌سازی کاهش می‌یابد.
4. فرآیندهای تکراری را تا جای ممکن خودکار کنید
بخشی از زمان کارکنان در سازمان صرف کارهایی می‌شود که الگوی ثابتی دارند؛ مانند ارسال درخواست، گرفتن تأیید، اطلاع‌رسانی، تغییر وضعیت و پیگیری اینکه کار در چه مرحله‌ای قرار دارد. اگر این فعالیت‌ها با ایمیل، پیام یا فایل‌های جداگانه مدیریت شوند، احتمال فراموش شدن یک مرحله، ارسال نسخه اشتباه یا نامشخص بودن مسئول بعدی بیشتر می‌شود. شیرپوینت در کنار ابزارهای اتوماسیون مایکروسافت می‌تواند اطلاعات و وضعیت هر درخواست را در یک مسیر مشخص نگه دارد و بخشی از انتقال کار بین افراد را به‌صورت خودکار انجام دهد. هدف از اتوماسیون باید حذف فعالیت‌های تکراری و شفاف کردن مسئولیت‌ها باشد .
برای شروع بهتر است فرآیندهایی انتخاب شوند که پرتکرار، قابل‌تعریف و دارای مراحل نسبتاً مشخص هستند. سازمان لازم نیست از ابتدا سراغ پیچیده‌ترین گردش‌کارها برود؛ یک فرآیند ساده تأیید مرخصی، درخواست خرید یا انتشار سند می‌تواند نقطه شروع مناسبی باشد. در طراحی هر جریان باید مشخص شود چه کسی درخواست را ثبت می‌کند، چه اطلاعاتی لازم است، چه کسی تأیید می‌کند، در صورت رد یا تأخیر چه اتفاقی می‌افتد و نتیجه نهایی کجا ثبت می‌شود. ثبت این اطلاعات در یک ساختار واحد باعث می‌شود وضعیت کار قابل‌پیگیری باشد و مدیران بدون جست‌وجوی ایمیل‌ها بتوانند بفهمند هر درخواست در چه مرحله‌ای قرار دارد.
فرض کنید کارکنان برای خرید تجهیزات ابتدا یک فرم را پر می‌کنند و سپس آن را از طریق ایمیل برای مدیر خود می‌فرستند. بعد از تأیید مدیر، درخواست باید به واحد تدارکات برسد و در بعضی موارد تأیید مالی نیز لازم است. در روش دستی، ممکن است ایمیل در میان پیام‌های دیگر گم شود، درخواست‌دهنده نداند پرونده در چه مرحله‌ای است یا واحد تدارکات نسخه‌ای را دریافت کند که اطلاعات آن کامل نیست. با استفاده از یک فهرست یا فرم متصل به شیرپوینت می‌توان همه درخواست‌ها را با ساختار یکسان ثبت کرد و مراحل تأیید را براساس قواعد مشخص پیش برد.
5. کاربران را براساس نقش واقعی آن‌ها آموزش دهید
حتی اگر ساختار اطلاعات، دسترسی‌ها و فرآیندهای شیرپوینت به‌درستی طراحی شده باشند، بدون آموزش مناسب کاربران احتمال استفاده ناقص یا اشتباه همچنان بالا است. بسیاری از کارکنان زمانی که با محیط جدید روبه‌رو می‌شوند، به روش‌هایی برمی‌گردند که از قبل می‌شناسند؛ برای مثال فایل را روی سیستم شخصی ذخیره می‌کنند، نسخه‌ای را در پیام‌رسان می‌فرستند یا برای پیدا کردن سند از همکار خود کمک می‌گیرند. آموزش باید به کاربر نشان دهد شیرپوینت چگونه یک مشکل واقعی در کار روزانه او را حل می‌کند. وقتی کاربر مزیت عملی روش جدید را ببیند، پذیرش آن بسیار بیشتر از زمانی خواهد بود که فقط فهرستی از امکانات نرم‌افزار به او معرفی شود.
آموزش بهتر است براساس نقش افراد طراحی شود و همه کاربران مجبور نباشند قابلیت‌هایی را یاد بگیرند که هیچ ارتباطی با مسئولیتشان ندارد. یک کارشناس ممکن است نیاز داشته باشد ثبت سند، تکمیل اطلاعات، جست‌وجو و اشتراک‌گذاری را یاد بگیرد؛ مدیر واحد بیشتر با تأیید درخواست‌ها، مشاهده گزارش‌ها و بررسی وضعیت کار سروکار دارد؛ و مدیر سایت یا مسئول فناوری اطلاعات به تنظیمات ساختار و دسترسی نیاز دارد. تهیه راهنماهای کوتاه، ویدئوهای چند دقیقه‌ای، جلسات آموزشی مبتنی بر سناریوی واقعی و معرفی یک مسیر مشخص برای دریافت پاسخ می‌تواند به تثبیت عادت‌های درست کمک کند و وابستگی کاربران به آزمون و خطا را کاهش دهد.
در یک واحد منابع انسانی، کارشناس روزانه اسناد جدید ثبت می‌کند، اطلاعات کارکنان را به‌روزرسانی می‌کند و باید بتواند نسخه‌های قبلی یک فایل را نیز پیدا کند. بنابراین آموزش او باید روی همین فعالیت‌های پرتکرار تمرکز داشته باشد و با مثال‌های واقعی از اسناد همان واحد انجام شود. اگر آموزش فقط به معرفی کلی منوها و تنظیمات بپردازد، کاربر بعد از جلسه هنوز نمی‌داند برای انجام کار مشخص خود چه مسیری را طی کند. یک سناریوی عملی مانند «ثبت قرارداد جدید و پیدا کردن نسخه قبلی آن» می‌تواند بسیار مؤثرتر از توضیح کلی امکانات باشد.
نتیجه‌گیری
استفاده مؤثر از شیرپوینت بیشتر از آنکه به تعداد قابلیت‌های فعال‌شده وابسته باشد، به کیفیت تصمیم‌هایی بستگی دارد که درباره ساختار اطلاعات، دسترسی‌ها، جست‌وجو، فرآیندها و آموزش کاربران گرفته می‌شوند. سازمانی که این پنج حوزه را مرحله‌به‌مرحله و براساس نیاز واقعی خود طراحی کند، می‌تواند شیرپوینت را از یک فضای ساده برای نگهداری فایل‌ها به بستری منظم برای همکاری، مدیریت اسناد و پیگیری کارها تبدیل کند. بهتر است به‌جای اجرای تغییرات گسترده و هم‌زمان، از یک واحد یا فرآیند مشخص شروع شود، نتیجه آن اندازه‌گیری شود و سپس الگوی موفق به بخش‌های دیگر سازمان گسترش پیدا کند.
اگر در سازمان شما شیرپوینت راه‌اندازی شده اما هنوز پیدا کردن اطلاعات دشوار است، کاربران از روش‌های پراکنده استفاده می‌کنند یا فرآیندها همچنان به ایمیل و پیگیری دستی وابسته‌اند، زمان آن رسیده است نحوه استفاده از این بستر را دوباره بررسی کنید. برای آشنایی بیشتر با کاربردها، قابلیت‌ها و شیوه استفاده از این ابزار در محیط سازمانی، به صفحه «شیرپوینت راتوس» مراجعه کنید.