چطور می‌توان فایل‌های پراکنده سازمان را در یک فضای مشخص نگهداری کرد تا هر فرد به اطلاعات موردنیاز خود دسترسی داشته باشد؟
راه‌اندازی فایل شیرینگ در شیرپوینت می‌تواند نگهداری، دسترسی و اشتراک‌گذاری فایل‌های سازمان را ساده‌تر و قابل‌کنترل‌تر کند؛ اما اگر بدون شناخت نیازهای سازمان و مشخص‌کردن نحوه دسترسی کاربران شروع کنید، ممکن است خیلی زود با فایل‌های پراکنده و دسترسی‌های نامشخص روبه‌رو شوید. در ادامه این مقاله، آموزش راه اندازی فایل شیرینگ در شیرپوینت را مرحله‌به‌مرحله بررسی می‌کنیم تا بدانید از کجا شروع کنید و هنگام اجرا چه نکاتی را در نظر بگیرید.
قبل از راه‌اندازی فایل شیرینگ، نیازهای سازمان را مشخص کنید
اولین مرحله در آموزش راه اندازی فایل شیرینگ، ساخت سایت یا بارگذاری فایل نیست. پیش از هر کاری باید مشخص کنید سازمان دقیقاً چه نیازی دارد، چه فایل‌هایی قرار است در شیرپوینت نگهداری شوند و چه افرادی باید به آن‌ها دسترسی داشته باشند. این تصمیم‌ها مسیر مراحل بعدی را روشن می‌کنند و از اجرای تنظیمات غیرضروری جلوگیری می‌کنند.
قبل از شروع این سؤال‌ها را پاسخ دهید
· چه واحدهایی قرار است از فایل شیرینگ استفاده کنند؟
· در هر واحد چه نوع فایل‌هایی وجود دارد؟
· فایل‌ها در حال حاضر کجا نگهداری می‌شوند؟
· چه افرادی باید امکان مشاهده هر گروه از فایل‌ها را داشته باشند؟
· چه افرادی اجازه ویرایش فایل‌ها را دارند؟
· آیا بعضی فایل‌ها محرمانه هستند؟
· آیا نیاز به اشتراک‌گذاری فایل با افراد خارج از سازمان وجود دارد؟
· حجم فایل‌های فعلی چقدر است؟
· چه فایل‌هایی باید به شیرپوینت منتقل شوند؟
· چه کسی مسئول نگهداری هر گروه از اسناد است؟
فایل شیرینگ در شیرپوینت چیست؟
کتابخانه اسناد در شیرپوینت فایل‌ها معمولاً داخل بخشی به نام کتابخانه اسناد یا نگهداری می‌شوند. کاربران براساس سطح دسترسی خود می‌توانند فایل‌ها را مشاهده، ایجاد، ویرایش یا با افراد دیگر به اشتراک بگذارند. به این ترتیب، فایل‌های یک موضوع یا واحد می‌توانند در محل مشخصی قرار بگیرند و دسترسی به آن‌ها قابل کنترل باشد.
آموزش راه اندازی فایل شیرینگ در شیرپوینت مرحله‌به‌مرحله
مرحله اول: محدوده فایل شیرینگ را مشخص کنید
ابتدا مشخص کنید قرار است چه اطلاعاتی وارد شیرپوینت شود. لازم نیست در اولین مرحله تمام فایل‌های موجود روی رایانه کاربران، سرور داخلی یا فضای ذخیره‌سازی قبلی را منتقل کنید. اجرای اولیه را می‌توان با یک واحد یا یک گروه مشخص از اسناد شروع کرد تا روش دسته‌بندی و دسترسی‌ها در مقیاس کوچک بررسی شود.
شروع از یک محدوده مشخص کمک می‌کند قبل از گسترش فایل شیرینگ به تمام سازمان، مشکلات احتمالی شناسایی شوند. اگر محل ذخیره یک نوع سند مناسب نباشد یا دسترسی یک گروه به‌درستی تعریف نشده باشد، اصلاح آن در همین مرحله بسیار ساده‌تر از زمانی است که هزاران فایل و تعداد زیادی کاربر وارد محیط شده‌اند.
مرحله دوم: سایت مناسب را ایجاد یا انتخاب کنید
در شیرپوینت، کتابخانه‌های اسناد داخل سایت‌ها قرار می‌گیرند. بنابراین باید مشخص کنید فایل‌های موردنظر در کدام سایت نگهداری شوند. اگر از قبل سایتی برای واحد یا تیم موردنظر وجود دارد، ممکن است همان سایت کافی باشد؛ در غیر این صورت می‌توان برای یک واحد یا کاربرد مشخص سایت جدیدی در نظر گرفت.
نکته مهم این است که برای هر موضوع کوچک یک سایت جداگانه ایجاد نکنید. افزایش بی‌دلیل تعداد سایت‌ها می‌تواند پیدا کردن اطلاعات و مدیریت دسترسی‌ها را دشوار کند. بهتر است هر سایت دلیل مشخصی برای وجود داشته باشد و کاربران بتوانند به‌سادگی تشخیص دهند فایل مربوط به هر موضوع باید در کدام قسمت قرار بگیرد.
مرحله سوم: کتابخانه اسناد ایجاد کنید
پس از مشخص‌شدن سایت، محل نگهداری فایل‌ها را تعیین کنید. در شیرپوینت این محل معمولاً یک است. برای نمونه، در سایت واحد مالی می‌توان کتابخانه‌ای برای اسناد مالی، کتابخانه‌ای برای قراردادها و بخش دیگری برای گزارش‌هایی داشت که فقط افراد مشخصی باید آن‌ها را مشاهده یا ویرایش کنند.
تعداد کتابخانه‌ها باید براساس نیاز واقعی کاربران مشخص شود. اگر برای موضوع‌های بسیار مشابه کتابخانه‌های متعدد ایجاد کنید، کاربران در انتخاب محل ذخیره فایل دچار تردید می‌شوند. بهتر است نام هر کتابخانه روشن، کوتاه و قابل‌فهم باشد و تفاوت آن با بخش‌های دیگر از همان ابتدا برای کاربران مشخص شود.
مرحله چهارم: روش دسته‌بندی فایل‌ها را تعیین کنید
یکی از مهم‌ترین تصمیم‌ها در آموزش راه اندازی فایل شیرینگ این است که کاربران چگونه فایل‌ها را دسته‌بندی و پیدا کنند. ساده‌ترین روش استفاده از پوشه‌ها است؛ برای مثال می‌توان قراردادها را براساس سال یا مشتری تفکیک کرد. با این حال، بهتر است تمام دسته‌بندی اطلاعات را فقط به پوشه‌های تو در تو وابسته نکنید.
از ایجاد پوشه‌های بیش از حد خودداری کنید
اگر کاربران برای رسیدن به یک فایل مجبور باشند چندین پوشه را پشت سر بگذارند، پیدا کردن سند دشوار می‌شود. مسیرهایی مانند «اسناد ← واحدها ← مالی ← سال ← پروژه ← قراردادها ← نهایی» نمونه‌ای از دسته‌بندی بیش از حد عمیق هستند. بهتر است تعداد لایه‌های پوشه محدود باشد و در صورت نیاز از مشخصات فایل برای تفکیک دقیق‌تر استفاده شود.
مرحله پنجم: فایل‌های موجود را قبل از انتقال بررسی کنید
یکی از اشتباه‌های رایج این است که تمام فایل‌های قدیمی بدون بررسی به شیرپوینت منتقل شوند. قبل از انتقال، فایل‌های تکراری، نسخه‌های قدیمی و اسنادی که دیگر استفاده نمی‌شوند را شناسایی کنید. این مرحله باعث می‌شود محیط جدید از همان روز اول با فایل‌های اضافی و نامشخص پر نشود و کاربران راحت‌تر سند درست را پیدا کنند.
نام فایل‌ها را بررسی کنید
نام‌هایی مانند final2-new-last-v3.pdf در آینده تشخیص نسخه درست را دشوار می‌کنند. بهتر است قبل از انتقال، الگوی مشخصی برای نام‌گذاری فایل‌ها داشته باشید تا از روی نام بتوان موضوع و نسخه سند را بهتر تشخیص داد. این کار مخصوصاً زمانی اهمیت دارد که افراد مختلف روی یک گروه از فایل‌ها کار می‌کنند و اسناد مرتب به‌روزرسانی می‌شوند.
فایل‌های حساس را جدا کنید
اسناد مالی، اطلاعات منابع انسانی، قراردادهای محرمانه یا گزارش‌های مدیریتی باید پیش از انتقال مشخص شوند. وقتی از ابتدا بدانید کدام فایل‌ها حساس هستند، می‌توانید کتابخانه و سطح دسترسی مناسب آن‌ها را قبل از انتقال آماده کنید و از قرار گرفتن اتفاقی اطلاعات مهم در بخش‌هایی که کاربران بیشتری به آن‌ها دسترسی دارند جلوگیری کنید.
مرحله ششم: فایل‌ها را وارد شیرپوینت کنید
پس از آماده‌شدن کتابخانه‌ها می‌توانید انتقال فایل‌ها را شروع کنید. برای حجم محدود، بارگذاری مستقیم فایل‌ها مناسب است؛ اما اگر حجم اطلاعات زیاد باشد بهتر است انتقال به‌صورت مرحله‌ای انجام شود. ابتدا فایل‌های یک واحد را منتقل کنید، نتیجه را بررسی کنید و بعد از اطمینان از محل ذخیره و دسترسی‌ها سراغ بخش بعدی بروید.
مرحله هفتم: گروه‌های کاربری را مشخص کنید
بهتر است دسترسی کاربران تا حد امکان براساس گروه‌ها مدیریت شود. برای مثال می‌توان گروه‌هایی برای مدیران مالی، کارشناسان مالی، مدیران سازمان، اعضای منابع انسانی یا اعضای هر پروژه تعریف کرد. سپس دسترسی لازم به کتابخانه‌ها برای همان گروه مشخص شود تا اضافه یا حذف کردن افراد در آینده ساده‌تر و قابل‌کنترل‌تر باشد.
در این روش اگر کارمند جدیدی به یک واحد اضافه شود، کافی است او را در گروه مرتبط قرار دهید. همچنین وقتی فردی از یک واحد خارج می‌شود، حذف او از گروه می‌تواند دسترسی‌های وابسته را هم کنترل کند. این کار از تعریف دسترسی‌های پراکنده برای تک‌تک کاربران جلوگیری می‌کند و بررسی دسترسی‌ها را آسان‌تر می‌سازد.
مرحله هشتم: سطح دسترسی کاربران را تنظیم کنید
یکی از حساس‌ترین مراحل آموزش راه اندازی فایل شیرینگ، تعیین سطح دسترسی کاربران است. همه کاربران نباید امکان ویرایش تمام فایل‌ها را داشته باشند. برای هر کتابخانه یا گروه اسناد مشخص کنید چه کسانی فقط باید فایل را ببینند، چه کسانی اجازه ویرایش داشته باشند و چه افرادی مسئول مدیریت بخش هستند.
دسترسی مشاهده
دسترسی مشاهده برای افرادی مناسب است که لازم است محتوای یک فایل یا گزارش را ببینند اما نباید آن را تغییر دهند. برای نمونه، ممکن است یک گزارش مدیریتی برای تعداد زیادی از افراد قابل مشاهده باشد، اما امکان ویرایش آن فقط در اختیار تیمی باشد که مسئول آماده‌سازی و به‌روزرسانی گزارش است.
دسترسی ویرایش و مدیریتی
دسترسی ویرایش باید فقط برای افرادی فعال شود که واقعاً روی فایل کار می‌کنند. دسترسی مدیریتی نیز بهتر است به تعداد محدودی از افراد داده شود؛ زیرا این سطح ممکن است امکان مدیریت فایل‌ها و بعضی تنظیمات را در اختیار فرد قرار دهد. محدود کردن این دسترسی‌ها احتمال تغییر یا حذف ناخواسته اطلاعات را کاهش می‌دهد.
مرحله نهم: فایل‌ها را با کاربران به اشتراک بگذارید
پس از تنظیم سطح دسترسی می‌توانید فایل یا پوشه موردنظر را با افراد دیگر به اشتراک بگذارید. هنگام اشتراک‌گذاری، فرد یا گروه دریافت‌کننده و سطح دسترسی را با دقت انتخاب کنید. قبل از ارسال لینک نیز بررسی کنید چه کسانی امکان باز کردن آن را دارند تا اطلاعات به مخاطب اشتباه یا تعداد بیشتری از کاربران نمایش داده نشود.
1. فایل یا پوشه موردنظر را انتخاب کنید
2. گزینه اشتراک‌گذاری را بزنید.
3. فرد یا افراد موردنظر را مشخص کنید.
4. سطح دسترسی را تعیین کنید.
5. لینک یا دعوت‌نامه دسترسی را ارسال کنید.
مرحله دهم: اشتراک‌گذاری خارج از سازمان را کنترل کنید
گاهی لازم است فایل‌هایی با مشتریان، تأمین‌کنندگان یا همکاران خارج از سازمان به اشتراک گذاشته شوند. قبل از فعال‌کردن چنین دسترسی‌هایی مشخص کنید چه افرادی اجازه ارسال فایل به بیرون را دارند، چه نوع اسنادی قابل اشتراک‌گذاری هستند و کاربر بیرونی باید فقط امکان مشاهده داشته باشد یا ویرایش نیز برای او ضروری است.
· چه افرادی اجازه ارسال فایل به خارج از سازمان را دارند؟
· چه نوع فایل‌هایی قابل اشتراک‌گذاری هستند؟
· آیا فرد بیرونی فقط باید فایل را مشاهده کند؟
· آیا امکان ویرایش لازم است؟
· دسترسی باید تا چه زمانی فعال باشد؟
· آیا فایل حاوی اطلاعات حساس است؟
اشتراک‌گذاری خارجی بهتر است فقط در موارد لازم انجام شود و سطح دسترسی آن بیشتر از نیاز واقعی فرد نباشد. اگر یک فایل فقط برای مطالعه ارسال می‌شود، دسترسی ویرایش ضرورتی ندارد. همچنین بهتر است دسترسی‌های بیرونی در بازه‌های مشخص بررسی شوند تا لینک‌ها و مجوزهایی که دیگر موردنیاز نیستند فعال باقی نمانند.
مرحله یازدهم: دسترسی‌ها را قبل از استفاده عمومی آزمایش کنید
بعد از تنظیم فایل شیرینگ، بلافاصله تمام کاربران را وارد سیستم نکنید. ابتدا چند کاربر از گروه‌های مختلف را برای آزمایش انتخاب کنید و بررسی کنید هرکدام چه فایل‌هایی را می‌بینند. کاربر مالی نباید به بخش‌های غیرمرتبط دسترسی داشته باشد و کاربری که فقط مشاهده نیاز دارد نباید بتواند سند را تغییر دهد.
· آیا فایل‌های موردنیاز قابل مشاهده هستند؟
· آیا فایل‌های غیرمرتبط نمایش داده نمی‌شوند؟
· آیا امکان ویرایش فقط در بخش‌های لازم وجود دارد؟
· آیا فایل موردنظر به‌راحتی پیدا می‌شود؟
همین بررسی را برای نقش‌های دیگر نیز انجام دهید و نتیجه را ثبت کنید. آزمایش با چند حساب کاربری واقعی می‌تواند خطاهایی را نشان دهد که هنگام تنظیم دسترسی‌ها دیده نمی‌شوند. اصلاح این موارد پیش از ورود تمام کارکنان باعث می‌شود تجربه اولیه کاربران ساده‌تر باشد و درخواست‌های پشتیبانی کمتری ایجاد شود.
مرحله دوازدهم: روش استفاده از فایل شیرینگ را به کاربران آموزش دهید
حتی اگر محیط شیرپوینت به‌درستی آماده شده باشد، کاربران باید بدانند چگونه از آن استفاده کنند. آموزش باید روی کارهای روزانه تمرکز داشته باشد؛ مانند محل ذخیره فایل جدید، روش پیدا کردن سند، ویرایش فایل، اشتراک‌گذاری با دیگران و تشخیص فایل‌هایی که نباید به خارج از سازمان ارسال شوند.
· فایل جدید را کجا ذخیره کنند؟
· چگونه فایل موردنظر را پیدا کنند؟
· چگونه فایل را ویرایش کنند؟
· چگونه فایل را با دیگران به اشتراک بگذارند؟
· چه فایل‌هایی نباید به خارج از سازمان ارسال شوند؟
· برای هر نوع سند از کدام کتابخانه استفاده کنند؟
اشتباه‌های رایج هنگام راه‌اندازی فایل شیرینگ در شیرپوینت
انتقال تمام فایل‌های قدیمی بدون بررسی
انتقال فایل‌های تکراری، قدیمی و بدون استفاده باعث می‌شود محیط جدید از همان ابتدا شلوغ شود. بهتر است قبل از مهاجرت مشخص کنید کدام فایل‌ها هنوز استفاده می‌شوند، چه نسخه‌ای باید نگهداری شود و کدام اسناد را می‌توان آرشیو کرد. انتقال کمتر اما دقیق‌تر، پیدا کردن فایل‌ها را برای کاربران آسان‌تر می‌کند.
ایجاد پوشه‌های بسیار زیاد
پوشه‌های چندلایه پیدا کردن فایل را سخت می‌کنند و ممکن است هر کاربر شیوه متفاوتی برای دسته‌بندی اسناد ایجاد کند. اگر برای رسیدن به یک فایل لازم است چندین پوشه باز شود، بهتر است روش دسته‌بندی را دوباره بررسی کنید و بخشی از تفکیک را با مشخصات فایل، نوع سند یا نام پروژه انجام دهید.
دادن دسترسی ویرایش به همه کاربران
همه افراد نیاز به ویرایش تمام اسناد ندارند. دسترسی بیش از اندازه احتمال تغییر، جابه‌جایی یا حذف ناخواسته فایل‌ها را افزایش می‌دهد. سطح دسترسی را براساس کاری که هر گروه واقعاً انجام می‌دهد مشخص کنید و در صورت تردید، دسترسی محدودتر را انتخاب کنید تا در صورت نیاز بعداً آن را افزایش دهید.
تعریف دسترسی جداگانه برای تعداد زیادی کاربر
اگر برای هر کاربر دسترسی‌های جداگانه تعریف شود، مدیریت تغییرات آینده دشوارتر خواهد شد. با افزایش تعداد کارکنان، تشخیص اینکه هر فرد چرا به یک فایل دسترسی دارد سخت می‌شود. استفاده از گروه‌های مشخص برای واحدها و نقش‌ها، بررسی و تغییر دسترسی را ساده‌تر می‌کند و احتمال باقی‌ماندن مجوزهای قدیمی را کاهش می‌دهد.
مشخص نبودن محل ذخیره فایل‌ها
اگر کاربران ندانند هر نوع فایل باید در کدام قسمت قرار بگیرد، یک سند ممکن است در چند محل مختلف ذخیره شود. در نتیجه نسخه‌های متفاوتی از یک فایل ایجاد می‌شود و تشخیص نسخه معتبر سخت خواهد شد. نام‌گذاری روشن کتابخانه‌ها و ارائه چند مثال مشخص می‌تواند این مشکل را از ابتدا کاهش دهد.
نتیجه‌گیری
آموزش راه اندازی فایل شیرینگ در شیرپوینت از شناخت نیازهای سازمان شروع می‌شود. قبل از انتقال فایل‌ها باید مشخص کنید چه اطلاعاتی وارد شیرپوینت می‌شوند، کاربران چگونه به آن‌ها دسترسی دارند و هر گروه از اسناد در کدام محل نگهداری می‌شود. سپس می‌توانید سایت‌ها و کتابخانه‌ها را آماده کنید و انتقال فایل‌ها را به‌صورت مرحله‌ای انجام دهید.
پس از آن، گروه‌های کاربری و سطح دسترسی را تعریف کنید، اشتراک‌گذاری داخلی و خارجی را کنترل کنید و محیط را پیش از استفاده عمومی با چند کاربر آزمایش کنید. سادگی دسته‌بندی، مشخص بودن محل فایل‌ها، کنترل دسترسی‌ها و آموزش کاربران از مهم‌ترین نکاتی هستند که فایل شیرینگ شیرپوینت را در طول زمان قابل مدیریت نگه می‌دارند.
اگر می‌خواهید با امکانات شیرپوینت و کاربرد آن برای مدیریت و اشتراک‌گذاری اطلاعات سازمان بیشتر آشنا شوید، می‌توانید به صفحه شیرپوینت راتوس مراجعه کنید و اطلاعات بیشتری درباره این راهکار و کاربردهای آن مطالعه کنید.