همانطور که میدانیم مدیریت وظایف به مدیریت یک وظیفه از ابتدای شکل گیری تا به نتیجه رسیدن آن تلقی می شود. میتوانیم بگوییم یک مدیریت وظایف موثر شامل جنبه های مختلف یک وظیفه مانند وضعیت اولویت زمان شخص انجام دهنده وابستگی آن به دیگر وظایف و اطلاع رسانی های مربوط به آن میباشد. بدیهی است که مدیریت این موارد در سازمان نیاز به یک سیستم کارا و موثر دارد. سیستم مدیریت وظایف راتوس که تحت پلتفرم شیرپوینت طراحی و پیاده سازی شده است میتواند به درستی کلیه وجوه ذکر شده از یک وظیفه را مدیریت کند. پیاده سازی این سامانه بر روی بستر ماکروسافت شیرپوینت امکانات منحصر به فرد بر ویژگی های کاملا منطبق بر شرایط سازمان های ایرانی را به آن داده است. در ادامه به شرح برخی از این امکانات و گزارشات میپردازیم.
ویژگی ها:
- یکپارچه سازی شده با سیستم مدیریت کاربران مایکروسافت Active Directory و عدم نیاز به ساختن اکانت برای کاربران
- امکان یکپارچه سازی با سیستم Microsoft Skype for Business
- تعیین سطوح دسترسی متنوع
امکانات سامانه مدیریت وظایف:
- امکان تعریف وظیفه با اطلاعاتی مانند عنوان وظیفه، انجام دهنده وظیفه، شرح وظیفه، مهلت انجام وظیفه، دنبال کنندگان وظیفه، برچسب های (تگ های) وظیفه
- امکان محاسبه تاخیر انجام وظیفه
- امکان ثبت اقدامات انجام شده برای وظیفه و به روز رسانی وضعیت وظیفه
- امکان ثبت تاریخ تحویل نهایی وظیفه به صورت اتوماتیک
- امکان تایید انجام وظیفه توسط ارجاع دهنده وظیفه
- امکان تعلیق وضعیت وظیفه
- امکان فیلتر وظایف ارجاع شده به من بر اساس وضعیت
- امکان تفکیک وظایف با رنگ
- امکان تفکیک وظیفه به چند زیروظیفه
- امکان مشاهده وظایف بر روی نمای تقویم
- امکان ثبت نفر/ساعت انجام شده برای هر وظیفه
- امکان ثبت امتیاز برای وظیفه تکمیل شده توسط ارجاع دهنده وظیفه جهت بررسی عملکرد دوره ای افراد
- امکان اطلاع رسانی ایمیلی و پیامکی به انجام دهنده وظیفه هنگام ارجاع وظیفه به او
- امکان اطلاع رسانی ایمیلی و پیامکی به ارجاع دهنده هنگام نیاز به تایید وظیفه
- امکان اطلاع رسانی ایمیلی و پیامکی به دنبال کنندگان هنگام ثبت وظیفه
- امکان اطلاع رسانی ایمیلی و پیامکی به انجام دهنده وظیفه هنگام تایید یا رد وظیفه
- امکان مشاهده مصوبات جلسات که از سامانه جلسات ارجاع شده اند
- یکپارچه سازی شده با سامانه مدیریت جلسات راتوس
گزارشات:
- تعداد کل وظایف و به تفکیک وضعیت
- تعداد وظایف فعال من (شروع نشده و درحال انجام)
- تعداد وظایف تکمیل شده من
- گزارش گیری بر اساس شاخص های انجام وظیفه مانند کیفیت زمان و خلاقیت
- گزارش گیری بر اساس وظایف یک واحد یا دپارتمان
- گزارش گیری بر اساس نفر/ساعت وظایف انجام شده
- و هر گونه گزارش سفارشی مورد نیاز
