پیام های هشدار یا Alert  معمولا بعد از ساخت یا آپدیت فایلی در سایت شیرپوینت ما را از تغییرات آن مطلع میکند. این Alert ها میتواند به صورت ایمیل یا اس ام اس ارسال شود. این مورد بستگی به مدیر سرور دارد که چه نوع تنظیماتی را روی سرور تنظیم کرده است.

• برای تنظیم هشدار یا Alert  ابتدا وارد یک لیست یا کتابخانه شیرپوینتی شوید.
• برای تنظیم هشدار یا Alert  برای کل کتابخانه یا لیست، روی Library یا List کلیک کنید و سپس در قسمت Alert Me بر روی Set alert در این library کلیک کنید.

• برای تنظیم Alert  برای یک سند (Document)، سند را انتخاب کنید و روی فایل یا اسناد کلیک کنید، سپس روی Alert Me کلیک کنید، و سپس روی Set alert on this document. کلیک کنید.

• برای تنظیم یک هشدار یا Alert  در یک مورد لیست، مورد را انتخاب کنید و بر روی تب Items کلیک کنید، سپس روی « Alert Me» کلیک کنید و سپس روی « Set alert» در این مورد کلیک کنید.

• با انتخاب options در هشدار یا Alert  میتوانید تنظیمات و توضیحات، گزینه های هشدار را ببینید.

برای حذف هشدار یا Alert  ابتدا وارد یک لیست یا کتابخانه شیرپوینتی شوید.

روی library یا لیست کلیک کنید، در قسمت « Alert Me» روی « Manage My Alerts» کلیک کنید.

روی چک باکسی که کنار نام هشداری که میخواهید حذف شود  کلیک کنید.

سپس روی  Delete Selected Alerts کلیک کنید.

در نهایت Ok را بزنید. 

در پنجره Alert me when items change تنظیمات زیر را میتوان برای هر مورد (item)، فایل، لینک و یا فولدر در نظر گرفت.

Alert title  (عنوان هشدار): متن هشدار برای ایمیل یا اس ام اس، در واقع با نام کتابخانه اسناد (document library) و نام item  پر شده است. اما میتوانید آن را تغییر دهید.

Send Alerts To  (ارسال هشدار به): این مورد زمانی استفاده میشود که میخواهیم یک هشدار توسط نام کاربری و یا ایمیل به کاربری ارسال کنیم. برای وارد کردن بیش از یک، آدرس را با semicolons جدا کنید.

Delivery Method: ایمیل یا پیام متنی را برای هشدار انتخاب کنید برای پیام های متنی، شماره تلفن را اضافه کنید و اگر می خواهید URL آدرس مورد ارسال کنید آن را وارد کنید، کادر را علامت بزنید.

Change Type برای دریافت هشدار هنگام تمام تغییرات،  به عنوان مثال وقتی که آیتم های جدید اضافه می شوند، یا آیتم های موجود تغییر یا حذف می شوند. مورد استفاده قرار میگیرد.

Send Alerts for These Changes: این گزینه به شما اجازه می دهد تا نوع تغییراتی را که میخواهید هشدار دریافت کنید را انتخاب کنید

When to Send Alerts:  با این گزینه میتوانید مشخص کنید که چه زمانی هشدار را دریافت کنید. شما می توانید بلافاصله پس از تغییرات، یا یک خلاصه روزانه یا هفتگی، اعلان دریافت کنید.