منظور از سیستم مدیریت اسناد شیرپوینت این نیست که شما می توانید ساختار پوشه فایل / اشتراک شبکه خود را بازسازی کنید و 50 گیگابایت اسناد را به یک کتابخانه سند انتقال دهید. شما می توانید این کار را انجام دهید. ولی این کار اشتباه است و در شیرپوینت کارایی ندارد. منظور از سیستم مدیریت اسناد در شیرپوینت، کتابخانه سند مبتنی بر متا داده است که کاربران می توانند اسناد را بارگذاری و برچسب گذاری کنند، و براساس کلمات کلیدی و برچسب ها جستجو کنند.

5 دلیل برای استفاده از مدیریت مستندات شیرپوینت:

  • ذخیره، سازماندهی و تعیین اسناد.
  • اطمینان از انطباق اسناد.
  • مدیریت متا داده برای اسناد
  • اسناد را از دسترسی غیر مجاز یا سو استفاده از آن محافظت میکند.
  • اطمینان از فرآیندهای کسب و کار سازگار (گردش کار) برای اسناد و مدارک.

امکانات مدیریت مستندات در شیرپوینت:

  • امنیت:

    اگر شما از طریق ایمیل مدیریت می کنید، این احتمال وجود دارد که اطلاعات حساس شرکت خود را از دست دهید. مدیریت از طریق ایمیل نه تنها خطرناک و بی اثر است، بلکه امن نیز نیست. از منظر امنیتی، به جای فرستادن ایمیل از طریق ایمیل، امنیت اسناد مهمی در پشت فایروال وجود دارد که کارکنان می توانند آن را هنگام نیاز به آن دریافت کنند.

  • تاریخچه نسخه:

    یکی دیگر از مواردی که شیرپوینت واقعا می تواند به شما کمک کند، تاریخ نسخه است. گاهی اوقات در محیط های شرکتی، یک سند به اشتباه ایمیل می تشخیص اینکه کدام نسخه به روز ترین است، دشوار می شود. با شیرپوینت، شما می توانید اسناد را چک کنید وآنها را ویرایش کنید، و سپس آنها را با شیرپوینت بررسی کنید.

     


 
  • گردش کار خودکار:

    یک گردش کار شیرپوینت مانند یک فلوچارت خودکار است که مقدار زیادی از کار، مقادیر نامشخص را از فرآیندهای کاری استاندارد انجام می دهد. شیرپوینت می تواند کارکنان را تأیید کند تا به اسناد دسترسی داشته باشد و اسناد را ویرایش و حذف کند.

     
  • تعامل با تیم:

    شیرپوینت به شما اجازه می دهد تا به راحتی و با امنیت بالا بتوانید با اعضای تیم در داخل و خارج از سازمان خود تعامل داشته باشید

جستجو

021-28428700