در اینجا 9 دلیل برای استفاده از یک سیستم مدیریت محتوا شیرپوینت را عنوان میکنیم.

در اصل، شیرپوینت یک ابزار همکاری سند است. شیرپوینت فاقد ایمیل و ارسال اسناد و سایر فایل ها است. فایل را از یک کتابخانه سند شیرپوینت ذخیره و به اشتراک میگذارد و همه کاربران می توانند مطالب خود را اضافه کنند و به طور همزمان پیش نویسی از آن را ارائه دهند.

شیرپوینت از سازمان بدون کاغذ حمایت می کند. سازمان بدون کاغذ، با ذخیره دیجیتالی اسناد با استفاده از متاداده ها قابلیت جستجو، بهره وری را افزایش می دهد. این  کار باعث جستجوی آسان، بازیابی، اشتراک گذاری و ویرایش تمام اسناد در کتابخانه محتوا سازمان شما می شود.

شما می توانید پیام های هشدار را تنظیم کنید، بنابراین هر زمانی که یک سند، لیست یا کتابخانه تغییر کرده است شما از آن مطلع خواهید شد.

تمام اسنادی که نیاز به بررسی و تایید و یا آپلود جدید توسط همکاران دارند را میتوانید  با برچسب گذاری مناسب متاداده ها به راحتی در یک پروژه خاص در دسترس داشته باشید.

با شیرپوینت، تیم شما می تواند ترکیبی از سلسله مراتب پوشه و زمینه های ابرداده را برای سازماندهی و تگ اسناد استفاده کند. این به شما اجازه می دهد تا بسیاری از دیدگاه ها و سلسله مراتب مختلف اسناد را ایجاد کنید، سازماندهی شده توسط دسته سند، تاریخ کلیدی، نویسندگان، کلمات کلیدی و غیره به همان اندازه که نیازهای شما را برآورده می کند.

تاریخچه نسخه سند شامل اطلاعاتی در مورد زمان تغییر آیتم یا فایل، تغییر آن و اطلاعاتی که تغییرات روی آن انجام شده است. شیرپوینت به طور خودکار تصاویری از محتوایی که شما آن را در طول زمان تغییر می دهد میگیرد. نویسندگان می توانند نسخه های قبلی را بازبینی و بازگردانند با این کار میتوانند از تغییرات غیرمنتظره جلوگیری کنند.

در شیرپوینت، نقش ها و مجوزهای کاربر را می توان به طور سراسری پیکربندی کرد. اسناد به طور خودکار بر اساس قوانین کتابخانه یا پوشه مورد نظر در هنگام آپلود، ایمن می شوند. هم میتوان همه کاربران از محتویات فایل ها مطلع شوند و یا افراد خاصی را مشخص کرد و دسترسی های لازم را اعمال نمود. با این کار به راحتی میتوان از محتوا در برابر دیگران محافظت کنند.

شیرپوینت ابزار مناسب برای ذخیره سازی، مدیریت و سازماندهی مدارک مهم کسب و کار است. اسناد در شیرپوینت به صورت کاملا امن ذخیره می شوند، همچنین از حذف و رونویسی محافظت می کند و به وسیله متاداده ها و برچسب گذاری میتواند کاربران محتوای مناسب را در زمان مناسب در دسترس داشته باشند. این که آیا شما نیاز به پیدا کردن قرارداد برای تمدید، گزارش مالی که حسابرس شما درخواست کرده دارید؟ شیرپوینت دارای ابزارهایی برای کمک به شما در ذخیره، محافظت و بازیابی اطلاعات است.

تمام ویژگی های مدیریت محتوا در شیرپوینت می تواند سفارشی باشد تا نیازهای سازمان شما را برطرف کند. در واقع مدیریت درست و شیرپوینت بهترین شیوه ای است که می توانید با استقرار شیرپوینت در سازمان مدیریت اسناد را به عهده بگیرید.